Lathundar för alumnevenemang

För att underlätta för våra föreningar och alumner inom Uppsala universitets alumnnätverk att anordna evenemang har vi här samlat lathundar med förslag, tips och råd. Det går förstås bra att anpassa evenemangen så att de passar er.

Planera långsiktigt

Det viktigaste för ett lyckat evenemang är en noggrann planering. Vi rekommenderar alltid att minst två personer är involverade och insatta i såväl planering som genomförandet av ett evenemang.

Genom att ha en årsplan över era evenemang får ni gott om tid för planering. Det ger er också en möjlighet att sätta en budget för respektive evenemang, ta kontakt med eventuella talare eller lokaler i god tid och hinna få god spridning på inbjudan så att ni får många deltagare.

Förslag på specifika evenemang

• Alumnföreläsning
• Alumn After work
• Fettisdagen
• Kanelbullens dag
• Karriär i fokus
• Mentorprogram
  
• Quiz
• Återträff och jubileum

Återrapportering och uppföljning

Notera hur många evenemang ni genomför samt hur många som deltar vid varje och återrapportera detta till oss i alumnteamet vid slutet av året. En mall för återrapportering skickas till föreningar och chapters inför rapporteringen varje år.

Följ gärna upp med alumner som deltar vid era evenemang men som ännu inte har blivit medlemmar i nätverket. Genom att de blir medlemmar når ni dem med nästa utskick och de har möjlighet att delta i universitetsövergripande alumnaktiviteter.

Digitala evenemang

Vissa evenemang kan lämpa sig bättre att genomföra som digitala evenemang.

Tips för hur ni anordnar ett lyckat digitalt evenemang:

• Dela ansvaret – det är alltid bra att vara minst två som modererar och kan hjälpas åt att samla upp frågor, hjälpa deltagare med teknik eller annat som kan dyka upp
• Ha tekniken på er sida – använd gärna en plattform ni är vana att använda. Om ni testar något nytt, kör ett genrep innan så tekniken inte blir ett problem under evenemanget
• Ljudkvalité – Använd gärna hörlurar och sitt i en tyst och lugn miljö. Tänk på att mikrofonen plockar upp många ljud du själv inte lägger märke till
• Spelregler – börja alltid med att berätta vad som gäller för just detta evenemang. Ska kamera och mikrofon vara på eller av, hur ber man om ordet etc.