Donationer

Vad som är en donation till en myndighet regleras i Donationsförordningen 1998:140, och i Ekonomistyrningsverkets föreskrifter, där du även finner övergripande villkor för att ta emot en donation.

Ändamål för donationer kan t. ex. vara:

1. Ett specifikt syfte, såsom infrastruktur eller utrustning, eller som en donation till ett definierat projekt, institution, avdelning eller namngiven forskare.
2. Ett specifikt forskningsområde; utbildningsinsatser; eller kultur och kulturarv.
3. En ospecificerad donation till Uppsala universitet.

Om du får kontakt med personer eller privata verksamheter som önskar, eller som du tror önskar, donera medel till forskning eller andra delar av Uppsala universitet, bör du alltid informera Development Office samt institutionens prefekt eller motsvarande. Detta säkerställer att inte andra delar av Uppsala universitet redan har samtal med den möjliga donatorn och du får hjälp genom hela processen.

En donation är, enligt Donationsförordningen, ”… varje slag av överlåtelse av egendom till en myndighet genom gåva eller testamentariskt förordnande som sker utan krav på motprestation eller särskild förmånsställning och där egendomen inte bildar en stiftelse.” Således kan inte krav ställas på t. ex. rättigheter till forskningsresultat. Däremot är det fullt rimligt att donatorn har önskemål om att få information om hur medlen använts och vad de betytt för verksamhetens utveckling.

Tänk på att:

• Lyssna in den möjliga donatorns förhoppningar och syften.
• Ömsesidigt förtroende är den bästa grunden att stå på.
• Vägen från möjlig donation till gåvobrev är lång och tar tid.
• En donation innebär i allmänhet en långsiktig relation.

En donation är ett uttryck för donatorns förtroende för din möjlighet att bidra till avgörande genombrott. Ändamålet för en donation är ofta projekt inom ett område som av olika skäl ligger donatorn varmt om hjärtat. Därför är det viktigt att i samtal med en möjlig donator kunna tydliggöra vad en donation till ditt projekt kan leda till, t.ex. i form av samhällsnytta.

Dela gärna upp projektets behov av finansiering i avgränsade delar med definierade delmål. För var och en av delarna anger du en ungefärlig ”prislapp”.

Det är alltid frestande att tacka ja till finansiering men om projektet i detta skede inte visar sig vara rätt för donatorn eller för er är det bästa att ni konstaterar detta. Kom ihåg att en donation inte är samma sak som uppdragsforskning, d.v.s. donatorn äger inte rätten till resultaten. Så lyssna på den potentiella donatorns önskemål och visioner, och fundera på hur ni kan bidra till dem, och om det är den forskning ni önskar ägna er åt.

Kompromisser riskerar leda till att ni investerar tid i verksamhet som inte är relevant för er forskning. Försök gärna fortsätta att hålla en god relation med donatorn.

Håll kontakt med Development Office som gärna bistår med råd om hur projekt kan presenteras och som kan stötta relationen med donatorn även om ett samarbete inte blir av nu.

Development Office har inte någon ”färdig katalog” över möjliga donatorer, men tillsammans med er kan vi påbörja arbetet med att utveckla kontakter med externa intressenter. Vi bistår också gärna med råd om hur projektidéer kan presenteras för en extern aktör. Även om alla ändamål är olika och har olika behov finns några generella punkter att tänka på.

• Tänk på er forskning från den utomståendes perspektiv och berätta vad ny kunskap inom området kan betyda, t. ex.:
  • ge bättre förståelse för vår historia,
  • öka förutsättningar för demokratiska processer,
  • öka möjligheterna till bättre vård och hälsa,
  • bidra till hållbar utveckling – Agenda 2030.
• Berätta om projektets mål, och våga vara visionär!
• Dela gärna upp ändamålet i mindre, separata delar, och förbered för att kunna berätta när olika delresultat förväntas föreligga.
• Hur stort finansiellt behov har ni, totalt och för ändamålets olika delar?
  • Precisera vad finansieringen behövs för – lokaler, utrustning, tjänster…?
  • Vad kommer ni kunna åstadkomma om ni får X kronor, 5*X kronor, etc.?
  • Glöm inte att inkludera overhead-kostnader i budget, men var tydlig med att berätta vilken typ av väsentliga gemensamma ändamål overhead-kostnaderna täcker.
• Finansieringens ”hävstångseffekt”, d.v.s. vilken ytterligare finansiering skulle en donation öppna för?
• Varför ska just ni göra detta? Vilken erfarenhet och vilka tidigare resultat bygger ni på?
• Har gruppen / institutionen tidigare fått donationer?
• Vilken erfarenhet finns i gruppen av att kommunicera forskningen utanför akademin?

Tänk igenom och skissa på punkterna ovan innan ni kontaktar Development Office.

En bra donatorsrelation innebär en långvarig relation. Förtroende byggs över tid. Därför är det viktigt att redan i ett tidigt skede reflektera över om donatorn är rätt för forskargruppen och för verksamheten.

Uppsala universitet måste, som myndighet, känna till donationens ursprung. Kunskap om donatorns tidigare erfarenhet av filantropi och den akademiska forskningens villkor är också bra att ha.

Om det snarare är ett uppdrag donatorn önskar få utfört, och forskargruppen finner detta intressant att arbeta med, bör istället ett uppdragsforskningsavtal slutas. UU Samverkan kan bistå med att upprätta sådana.

Donatorn kommer sannolikt vilja ha återkoppling från verksamheten. Stäm av i tid vilka förväntningarna är och att de är i linje med vad som stipuleras i donationsförordningen och i Ekonomistyrningsverkets föreskrifter.

Ta med Development Office i möten med den potentiella donatorn, så hjälps vi i samtalet åt att sätta mål som främjar en långsiktig relation som fungerar för alla inblandade parter. Vi kan även tillsammans med er genomföra en riskanalys kring donationen.

Om donationen ska täcka projektets samtliga kostnader måste alla kostnadsslag vara inkluderade och ”overhead” samt lönebikostnader inräknade. Det gåvobrev som tecknas inför mottagandet av donationen får heller inte innehålla begränsningar för täckning av sådana kostnader. (Se även avsnittet Köpa in ny utrustning eller anställa personal.)

Tänk på följande punkter när ni budgeterar:

• Ta hjälp av den som är ekonomiansvarig på institutionen eller avdelningen för att skapa enklast möjliga struktur kring projektet. Överväg också om det finns andra interna och/eller externa medfinansiärer som ska informeras.
• Har alla kostnader inkluderats? Tänk på att det tillkommer kostnader vid eventuell rekrytering. Även kommunikation av projektet kan komma att kräva en budgeterad plan.
• Det är viktigt att donatorn förstår vilka ändamål overhead-kostnader avser. Ta därför hjälp av ekonomiansvarig vid institutionen för att exemplifiera sådana kostnader.
• En enkel projektstruktur med tydlig koppling till budget ger goda möjligheter för enkel uppföljning av projektet och hur pengarna förbrukats, när den frågan kommer från donatorn eller andra aktörer.

För att reglera förhållandet mellan donator och mottagare måste ett gåvobrev upprättas och skrivas på av donator samt institutionens prefekt.

Mottagare av en donation är alltid Uppsala universitet som myndighet, alltså inte enskilda medarbetare eller enheter. Beslut om mottagande fattas därmed av rektor, eller av den som av rektor delegerats uppgiften i enlighet med vid tidpunkten gällande delegationsordningar. Det är vanligen prefekten som skriver på.

Development Office ger råd om formuleringar i gåvobrevet innan det tillställs juridiska avdelningen. Här granskas bland annat skrivningarna angående:

• parterna (donatorn måste vara en namngiven privatperson eller juridisk person),
• donationens ändamål,
• gåvans art, belopp samt form och tidpunkt för utbetalning eller tillgång till donationen,
• eventuella övriga klausuler.

Därefter skickas gåvobrevet i två exemplar till donator för underskrift. När gåvobrev återsänts till Uppsala universitet skall detta undertecknas av behörig person i enlighet med gällande delegationsordning.

Tänk på att beroende på donationens konstruktion (stiftelse, anknuten stiftelse, direkt donation, etc.) samt storlek på donationen, kan olika former av förvaltning vara tänkbara. Riktigt stora donationer kan bli stiftelser som förvaltas av Uppsala akademiförvaltning (UAF) som historiskt sett har varit mycket framgångsrik i sin förvaltning. En stabil och stark avkastning är ju särskilt viktigt vid större donationer som löper över längre tid. Uppsala akademiförvaltning kan genom sin samförvaltning av fler än 600 stiftelser också erbjuda en modell där förvaltningskostnaderna vida understiger de kostnader som vanliga affärsbanker erbjuder för stiftelser som de förvaltar.

Observera – i och med att det krävs ett rektorsbeslut när Uppsala universitet ska ta emot donationer som ska förvaltas i en stiftelse, är det extra viktigt att du i förhand tar kontakt med Development Office, för att få vägledning kring hur ett sådant donationsärende ska handläggas.

Innan gåvobrev kan skrivas:

• Riskanalys för donationen måste göras. Här hjälper Development Office till.
• Rimlig och adekvat detaljerad projektplan och budget som ska ha godkänts av prefekt och eventuella övriga berörda.
• Kommunikationsplan för donationen och projektet. Se vidare avsnittet ”Hur ska vi kommunicera?”
• Underlag för eventuellt mottagande av utrustning kan kräva utredning, eftersom utrustningen kan medföra följdkostnader, medfinansiering, regler för användning av andra forskare, och i vissa fall t.o.m. riskera att anses som en muta.

Efter signering ska gåvobrevet arkiveras i diariet och en kopia skickas till Development Office. Donationer ska arkiveras med diariebeteckning 2:2:4.

I samband med formulering av gåvobrevet är det bra om ni med donatorn diskuterar hur ni önskar att donationen ska kommuniceras. Vissa donatorer vill inte synas alls medan andra gärna ser att donationen kommuniceras publikt.

Uppsala universitet strävar efter att hålla en gemensam linje gentemot externa aktörer vad gäller namngivning. Att namnge till exempel lokaler eller verksamheter efter en donator är i vissa fall möjligt efter beslut av rektor. Mer information om detta finns i Uppsala universitets riktlinjer för namngivning (UFV 2021/75). Eftersom det kan var svårt att bedöma vad som är rimlig ”nivå” på synlighet, och vad donatorn kan uppfatta vara en positiv återkoppling, rekommenderas starkt att involvera Development Office i dessa samtal så tidigt som möjligt.

Om ni och donatorn är överens om att offentliggöra donationen, till exempel medialt, samarbetar Development Office och universitetets kommunikationsavdelning om hur detta kan göras på bästa sätt. Det är inte alltid ett pressmeddelande från Uppsala universitet är det optimala sättet att nå ut.

Kommer donatorn att uppskatta att bli tackad i kommande publikationer och annan kommunikation om projektet? Även om en donation inte kan villkoras till att donatorn tackas offentligt, är det oftast en mycket uppskattad gest. Lova inte mer än ni kan leva upp till, men ta vara på de möjligheter som finns till att säga tack. Notera att överenskommelsen ska vara i enlighet med donationsförordningen och Ekonomistyrningsverkets föreskrifter.

Det finns naturligtvis en mängd olika sätt att kommunicera en donation och på så vis även tacka donatorn. I samtliga fall gäller att all kommunikation stäms av med donatorn eller dennes företrädare i förväg och helst även med Development Office.

I det signerade gåvobrevet ska information finnas angående det donerade beloppet, samt när, hur och med vilken periodisering donatorn ska betala ut medlen till projektet. Det kan även vara frågan om placering av instrument, annan materiell utrustning, eller att icke materiella tillgångar tillgängliggörs.

Vanligen är det pengar som betalas ut enligt gåvobrevet antingen som engångsbelopp eller som flera periodiserade utbetalningar.

Det är viktigt att ekonomiansvarig person på institutionen är informerad om när utbetalningarna förväntas, så att allokering till rätt projekt går smidigt och budgetuppföljningen blir korrekt.

Värt att särskilt ordna med eller förbereda för är:

• När betalas medlen ut (före eller efter förbrukning, periodisering, etc.).
• Projektnummer som ska krediteras.
• Är det flera olika grupper som ska tilldelas medel (ex. interndebitering av tid).
• Krävs medfinansiering som ska rekvireras från annan budget inom Uppsala universitet.
• Eventuella valutaeffekter (om donationen skett i annan valuta än SEK).
• Eventuella kostnadsslag som enligt donatorn ej får täckas av donationen (se gåvobrevet).

I samband med en donation och det projekt som ska genomföras kan ofta inköp av ny utrustning eller andra resurser, samt anställning av personal bli aktuellt.

Nyanställa och/eller rekrytera

Om personal ska nyanställas måste ni så snart som möjligt kontakta institutionens prefekt samt HR generalist för genomgång av ärendet kopplat till donationen.

Anställningar kan antingen vara tidsbegränsade eller tillsvidare. Tänk på att en donation vanligen tar slut efter ett par år samtidigt som tidsbegränsade anställningar med automatik övergår i tillsvidare tjänst efter viss tid. Finns finansiering för en eventuell tillsvidaretjänst på institutionen, d.v.s. har ni möjlighet att bära en sådan ökad kostnad efter donationen? Diskutera med prefekten eller närmsta chef.

Tänk även på saker som:

• Vilken kravprofil bidrar och kompletterar övrig pågående/planerad forskning?
• Var ska tjänsten/tjänsterna vara placerade?

Inköp av utrustning och/eller tjänst

Ifall det är aktuellt att donerade medel ska användas för inköp av ny utrustning eller kostnader för extern tjänst/service gäller som vanligt regler för statlig upphandling. Tag hjälp av ekonomiansvarig på institutionen och om så krävs upphandlingsenheten.

Tänk på att inköp av tyngre utrustning ofta medför avskrivningar över flera år och även kräver servicekontrakt samt förbrukningsartiklar. Sådan utrustning kräver ibland ombyggnationer av lokaler eller andra kostnader kopplad till installation och drift.

En donation av forskningsinstrument från leverantör, tillverkare eller ägare till företag, måste särskilt regleras i gåvobrevet. Ta hjälp av Development Office och juridiska avdelningen.

Beroende på vad som överenskommits i gåvobrevet, och även om det inte beskrivs närmare i gåvobrevet, ska återrapportering ske till donatorn. Rapporteringen är en del i relationsarbetet med donatorn.

Viktigt att tänka på vid återrapportering:

• Ta hjälp av Development Office för att skapa mervärde kring återapporteringen.
• Rapportering ska hålla erforderlig kvalitet och komma i tid utan att donatorn behöver efterlysa den.
• Planera i god tid ifall universitetsledning, områdesledning, externa parter, etc. förväntas medverka.
• Development Office hjälper gärna till med att hålla ihop avstämningar för lärande och förbättringsarbete av hantering och stöd angående donationer, ett arbete som generellt kallas för givarvård eller stewardship.
• Att dela erfarenheter internt är också viktigt, både om forskningen och om erfarenheter från donationsprocessen.