Direktupphandling- Köp under 700 000 kronor

Välj mall för kravspecifikation och avtal utifrån vad som ska upphandlas (vara eller tjänst).

Är det en direktupphandling av mindre värde kan det räcka med att du skickar en vanlig e-post där du specificerar dina krav.

Redigera mallarna och ta bort kommentarer i högermarginalen (aktivera granskningsfunktionen i Word).

Ange hur du tänker utvärdera (lägsta pris, bästa prestanda etc.)

Till kravspecifikation och avtalsmall kan du om så behövs bifoga relevant standardavtal, exempelvis ALOS05 för varor. Bifoga avtalsmall och ev. bilagor när du skickar iväg kravspecifikationen.

Ange ett sista svarsdatum.

Kontrollera att anbuden uppfyller ställda krav och att leverantören har angett ett totalpris och accepterat avtalsmallen. Om något är oklart, skicka frågor och begär svar via e-post.

Utvärdera anbuden utifrån de utvärderingskriterier du angett i din förfrågan. Skriv en kort motivering till valet, använd gärna vår mall för utvärdering.

Universitetet ska endast anlita företag som har betalat skatt och sociala avgifter enligt de regler som gäller i det land där företaget är registrerat. För svenska företag gäller också att de ska ha F-skattsedel. Om du anlitar en enskild näringsidkare utan F-skattsedel måste du, förutom fakturan, också betala arbetsgivaravgift och sociala avgifter.

Innan avtal signeras med svenska företag, kontrollera att de betalat skatter och sociala avgifter samt innehar F-skattsedel via Skatteverkets webbsida.

Där fyller du i företagets organisationsnummer samt din egen e-postadress och får informationen via e-post. Vid frågor, ring Skatteverket, tel. 0771-567 567.

Om det svenska företaget du ska skriva avtal med är okänt eller om du ska handla för en större summa bör du kontrollera att företaget inte har några aktuella skatteskulder eller andra skulder hos Kronofogden. Du bör även kontrollera företaget om du misstänker att något kan vara fel. Du kan antingen ringa till Kronofogden på 0771-73 73 00 och uppge företagets organisationsnummer eller skicka en e-post med det till kontakt@kronofogden.se Ange ”Upphandling skulduppgift” i ämnesraden. De svarar inom ca 48 timmar

Innan avtal signeras med utländska företag: Begär att de skickar dokument som styrker att företaget är registrerat samt att företaget betalat skatt och sociala avgifter i det land där det är registrerat. Du kan utforma detta krav på följande sätt mot leverantörerna:

1. Submit a copy of your company registration certificate issued by a competent authority or equivalent in the country where your company is established to verify that your company fulfills existing demands of company registration.

2. Submit a certificate from a competent authority or equivalent in the country where your company is established showing that your company has paid prescribed social insurances, taxes and other fees. The document must not be older than two (2) months before the day you receive this request.”

Redigera den gulmarkerade texten i avtalsmallen finns både för varor och tjänster.

Skriv ut två exemplar av avtalet som prefekt/motsvarande signerar.

Skicka avtalet till leverantören för underskrift. Begär att ett exemplar returneras.

Vetenskapliga instrument inköpta utanför EU kan bli befriade från tull (3-4 % av värdet). Du kan läsa mer om detta under Tullfri import.

Vara. Kontrollera att leveransen är komplett och oskadad. Om installation inte ingår, montera och testa varan så fort som möjligt.

Om installation ingår ska leverantören göra en funktionskontroll. Godkänn inte varan förrän den uppfyller ställda krav och leverantörens utfästelser. Se till att ev. utbildning genomförs.

Tjänst. Kontrollera att uppdraget är utfört enligt ställda krav och att ev. dokumentation levererats.

Betalning. Betala inte i förväg. Betala efter godkänd leverans alt. godkänd funktionskontroll eller när utförd tjänst är godkänd.