Rutin för universitetsdirektörens beslutsmöte

Universitetsdirektörens beslutsmöte äger i normalfallet rum varje måndag eftermiddag.

Den som handlägger ett ärende av sådan karaktär att det ska beslutas av universitetsdirektören måste bereda ärendet, alltså inhämta synpunkter från berörda parter, ta fram underlag och förslag till beslut samt slutföra ärendet.

Deadline för anmälan av ärende och uppladdning av handlingar är sju dagar innan aktuellt möte (i normalfallet måndagen innan aktuellt sammanträde).

Anmälan görs i mötesytan Universitetsdirektörens beslutsmöten i SharePoint. Åtkomst till SharePoint finns under Mina verktyg i MI.

Observera att du som ska använda SharePoint behöver aktivera multifaktorautentisering.

Skicka ett mejl till Julia Ternhag för att få behörighet till mötesytan.

Uppgifter som ska anges vid anmälan

1 mötesdatum,

2. ärendemening,

3. diarienummer,

4. namn på föredragande,

5. ladda upp kompletta handlingar i ärendet som utgör underlag till mötet,

6. ange om någon annan person följer med .

Handlingar som ska finnas med i ärendet

1. En PM som kortfattat förklarar ditt ärende (se mall). PM måste vara vidimerad av avdelningschef/prefekt.

2. Den handling du vill ska undertecknas av universitetsdirektören.

3. Eventuellt beslut (se mall).
Observera att det förs beslutsprotokoll vid sammanträdet. Särskilda beslutshandlingar krävs i normalfallet inte t.ex. vid beslut om godkännande att prefekt ingår avtal om uppdragsforskning/uppdragsutbildning överstigande delegation. Protokollsutdraget från mötet räcker i det fallet. Om du är osäker på vad som gäller i ditt ärende – kontakta sekreteraren för mötet.

4. Övriga handlingar som är relevanta i ärendet och som universitetsdirektören bör ta del av innan beslut fattas.

Exempel 1: Du har ett avtal som universitetsdirektören ska skriva under. Registrera själva avtalet samt en PM som i korthet beskriver ditt ärende (se mall). Registrera även eventuella kommentarer från juridiska avdelningen. (Särskild beslutshandling krävs inte i normalfallet).

Exempel 2: Du har upprättat ett förslag till handläggningsordning som universitetsdirektören ska fastställa. Registrera den föreslagna handläggningsordningen samt förslag till beslut. Ifall det finns mycket att redogöra för i ärendet, komplettera också med en PM. (Särskild beslutshandling krävs i normalfallet).

Mallar:

Beslut Word, 78 kB.
PM Word, 85 kB.

Om ditt ärende ska vidare till rektor för undertecknande, så ska en särskild PM-mall användas (ärende utanför RS).
PM ärende utanför RS Word, 84 kB.

Samtliga handlingar ska vara i PDF-format.

Hur du ska föredra ditt ärende

På beslutsmötet föredrar du kortfattat ärendet för universitetsdirektören och akademiombudsmannen. Du kommer att bli inkallad till mötesrummet när det är dags att föredra ditt ärende. Om du själv inte kommer att föredra ärendet utan skickar någon annan i ditt ställe, så ska detta meddelas sekreteraren för beslutsmötet.
Beslutsmötet hålls i Segerstedthuset och information om aktuell möteslokal skickas med kallelsen till respektive möte. Om du inte har din arbetsplats i Segerstedthuset kan du kontakta sekreteraren för att få en Zoomlänk till mötet.
Du som föredragande ansvarar för att ta med de handlingar som ska signeras till beslutsmötet. Om du behöver delta via Zoom kan universitetsdirektören använda sig av digital signatur (läs om digital signatur vid Uppsala universitet).

Observera att du som handläggare även ansvarar för att handlingar som skrivits under på mötet (avtal, beslut, PM etc.) diarieförs och expedieras.

Mötesdatum

VT-24
Måndag 20 maj kl. 13.30
Måndag 27 maj kl. 13.30 (Per Abrahamsson beslutsfattare)
Måndag 3 juni kl. 13.30
Måndag 10 juni kl. 13.30
Måndag 17 juni kl. 16.15 (obs tid) (Per Abrahamsson beslutsfattare)
Måndag 24 juni kl. 13.30 (Per Abrahamsson deltar ej)

Kontakt

Julia Ternhag, planeringsavdelningen