Allmän handling - vad är det?

Vilka allmänna handlingar är inte offentliga?

En del allmänna handlingar innehåller sekretesskyddad information som inte får lämnas ut. Informationen kan hemlighållas enligt Offentlighets- och sekretesslagen om den omfattar:

• Rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation
• Rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik
• Myndigheternas verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn
• Intresset att förebygga eller beivra brott
• Det allmännas ekonomiska intresse
• Skyddet för enskilda medborgares personliga eller ekonomiska förhållanden
• Intresset att bevara djur- och växtarter
• Handlingar i ärenden där beslut ännu inte fattats är ofta inte offentliga.

OBS! En begäran om allmän handling ska alltid hanteras skyndsamt.

1. Begäran av allmän handling inkommer till UU. Begäran kan vara skriftlig eller muntlig. Diarieför begäran om den är omfattande eller inte kan lämnas ut omedelbart. Den som begär en allmän handling har rätt att vara anonym och behöver inte motivera sin begäran.
2. Identifiera handlingen (om den finns och i så fall var och/eller hos vem). Bedöm om handlingen är en allmän handling; inkommen, upprättad eller förvarad vid myndigheten.
3. Om handlingen inte är allmän meddelas den som begär handlingen att den inte lämnas ut. Se vidare p.6-8 nedan.
4. Om handlingen är allmän ska en sekretessbedömning göras av handlingens innehåll innan den kan lämnas ut.
5. Handlingen är allmän och innehåller inte sekretess. Lämna ut handlingarna på plats eller i kopia. Myndigheten har genom avgiftsförordningen lagstöd för att ta ut avgift för detta. (9 sidor är gratis. 10 sidor kostar 50 kronor och varje sida därutöver 2 kronor). Du kan också skicka handlingarna elektroniskt – det avgör du själv. Skicka inte handlingar med omfattande personuppgifter med e-post.
6. Handlingen innehåller sekretess eller är inte allmän. Meddela att handlingen inte är allmän eller innehåller sekretessreglerade uppgifter, som gör att dessa uppgifter inte kan lämnas ut med en motivering, där lagrum kan anges. Erbjud även personen att erhålla ett överklagbart avslagsbeslut, samt diarieför denna korrespondens.
7. Om ett skriftligt beslut om avslag begärs kontakta registrator@uu.se som tar över handläggningen av ärendet.
8. Chefen för juridiska avdelningen beslutar om avslag (enligt delegation från rektor och universitetsdirektör). Registrator expedierar beslut och stänger ärendet efter överklagandetidens utgång.

Begäran om e-postloggar/e-postmeddelanden omfattas av regelverket för begäran om allmän handling.

Handlingar från e-postsystem vid Uppsala universitet lämnas inte ut i digital form (2 kap. 16 § TF). Handlingarna erhålls endast som papperskopior eller kan läsas vid besök på myndigheten.

Papperskopior av handlingar lämnas ut mot avgift enligt Avgiftsförordningen (1992:191).

Handläggningen av en begäran om e-postlogg/e-postmeddelanden underlättas om du kan ge oss följande information: tidsperiod, e-postadresser, samt eventuella sökord.

Vid Uppsala universitet sparas meddelanden i e-postsystemets tekniska miljö i ca 30 dagar efter att meddelanden raderats från användarkontot.

I den mån begärda meddelanden kan återfinnas görs sedan en bedömning om handlingarna är allmänna. Ett e-postmeddelande som inkommer eller skickas till/från Uppsala universitet är, med några undantag, en allmän handling. Ett meddelande som är adresserat direkt till en anställd vid Uppsala universitet är allmän handling, om handlingen gäller ett ärende eller någon annan fråga som ska handläggas av myndigheten och inte är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning (2 kap. 8 § TF).