Direktupphandling gällande boenden för inresande personal till Campus Gotland

Inledning

Uppsala universitet – Campus Gotland inbjuder härmed till en direktupphandling av lägenhetsboende för inresande personal till Campus Gotland.

Uppdragsbeskrivning/omfattning

Uppsala universitet – Campus Gotland bedriver utbildning och forskning och har ca 220 anställda med placeringsort Visby. Utöver dessa så har vi mellan 400-600 inresande personal varje år, varav några stannar över dagen och andra längre. I genomsnitt stannar en gäst två nätter.

För dem som stannar en natt eller mer söker vi nu boendemöjligheter under
perioden september till och med mitten på juni. Tillträde till rum/lägenhet för
ankommande gäster bör vara från kl 16 och vi har som rutin att boendet ska
lämnas senast kl 12 på avresedagen.

Vi söker en leverantör som kan erbjuda oss boende om minst 2 rum/lägenheter.
Bokningar sker via vårt bokningssystem till vilken hyresvärden också får
tillgång. Hyresvärden ombesörjer nyckelutlämning.

Vi önskar att alla rum/lägenheter ska ha eget badrum med dusch samt att det
ska finnas kyl, frys och kokmöjligheter i eller i nära anslutning till
rummet/lägenheten. Hyresvärden står för rena sängkläder och handdukar för en
person samt städning efter att gästen checkat ut. De vanligaste
förbrukningsvarorna såsom tvål, diskmedel, toalettpapper m.m. önskar vi också
att hyresvärden tillgodoser.

Krav på varan/tjänsten

Leverantören ska:

kunna leverera minst 2 möblerade rum/lägenheter under
boendeperioden 1 september till 10 juni
erbjuda rum/lägenhet med eget badrum
erbjuda kök med utrustning för tillredning av mat
sköta nyckelhanteringen till gästen
se till att förbrukningsmaterial såsom toalettpapper, tvål och diskmedel
etc. finns tillgängligt i rummet/lägenheten.
tillhandahålla rena sängkläder och handdukar
sköta städ och tvätt av handdukar och sängkläder efter att gästen har
lämnat
erbjuda boende med promenadavstånd till Campus Gotland.

Nedanstående ej rangordnade kriterier kommer ligga till grund för
utvärderingen:

pris
standard på boendet
boendet bör ha eget kök
leverantören bör erbjuda boende så nära Campus Gotland som möjligt
leverantören bör kunna erbjuda boende under Almedalsveckan.

Anbudsgivaren ska i sitt anbud bifoga en beskrivning inklusive bilder av hur
ovanstående krav uppfylls. Alla offererade rum ska beskrivas var för sig.
Anbudsgivaren ska ange priser enligt nedan.

Fast pris per månad för 2 rum/lägenheter inom boendeperioden 1
september till 10 juni
Pris per natt och rum under boendeperioden 1 september till 10 juni
Pris för optionen Boende under Almedalsveckan.

Inga extra kostnader får tillkomma.

Utvärdering

Förutom pris kommer vi att ta hänsyn till bedömd kvalitet enligt ovan.
Anbudsgivarna kommer att rangordnas utifrån genomförd utvärdering.
Maximalt 4 anbudsgivare kommer att antas. Den anbudsgivare som rangordnas
som nummer 1 kommer att garanteras ett fast pris för 2 rum/lägenheter under
boendeperioden och får ej ta ut pris per natt för dessa 2 rum/lägenheter. För
övriga rum/lägenheter får anbudsgivare endast få debitera per bokad natt.

Leverans

Boendet ska vara tillgängligt från och med 1 september 2024 och därefter
läsårsvis under perioden 1 september till 10 juni.

Avbokningsregler

Köparen ska kunna avboka kostnadsfritt fram till senast kl. 18.00 dagen före
ankomst. För senare avbokning får leverantören debitera hela kostnaden för
första natten. Bokningen är bindande om den görs på ankomstdagen.

Krav på anbudsgivare

Anbudsgivare som bedriver verksamhet i Sverige ska vara:

Registrerad för betalning av mervärdesskatt, där verksamheten är
momspliktig
Registrerad för F-skatt
Universitetet kommer att kontrollera att kraven är uppfyllda hos
Skatteverket.

Anbudsgivare som bedriver verksamhet utanför Sverige måste:

Tillhandahålla ett registreringsbevis utfärdat av den behörig myndigheten i
leverantörens hemland.
Tillhandahålla ett intyg från den behörig myndighet i leverantörens hemland
som visar att socialförsäkringar, skatter och andra avgifter betalas.
Dokumentet får inte vara äldre än två (2) månader före denna begäran.

Anbud

Det ska klart framgå av anbudshandlingarna hur offererad vara/ tjänst uppfyller ställda krav.

Anbudsinlämning och sista anbudsdag

Anbud ska mejlas till malin.dahlen@uu.se senast 2024-04-29.

Anbudets giltighetstid

Anbudets giltighet ska vara minst 2 månader.

Avtalstid

Avtalet ska gälla 2024-09-01 – 2025-08-31 med möjlighet för köparen att
förlänga avtalet upp till 1 år vid 3 tillfällen. Avtalet förlängs automatiskt om
uppsägning inte sker senast 1 månad innan avtalets utgång. Dock som längst till
2028-08-31.

Avtalsmall

Avtalsmallen i wordformat Word, 153 kB..

Ansvarig för upphandlingen (kontakt)

Malin Dahlén
Mejl: malin.dahlen@uu.se
Telefon: 018-471 6292

Läs mer om upphandlingar vid Uppsala universitet.